Collaborazione e Creatività Digitale
Una breve guida per organizzare sessioni di lavoro creative a distanza in maniera efficace.
Lo scenario che stiamo vivendo attualmente e che probabilmente continueremo a vivere pone delle sfide importanti di fronte a chi si occupa di innovazione e cambiamento in azienda. Alcune di queste sfide possono essere affrontate attingendo a quella che chiamiamo “intelligenza collettiva”. Ovvero, la capacità di mettere insieme la conoscenza e le intuizioni di persone diverse, come dipendenti o collaboratori in modo da trovare nuove soluzioni creative alle sfide che stiamo affrontando.
Per anni abbiamo analizzato e discusso quelli che sono gli ingredienti fondamentali per abilitare le sessioni di lavoro creative in presenza, come ad esempio workshop svolti con diverse metodologie di innovazione. Ma nel momento in cui lo scenario attuale ci ha costretti a utilizzare strumenti digitali e passare a una collaborazione digitale questi ingredienti sono diventati ancora più importanti di prima e richiedono un’attenzione particolare. Come possiamo quindi abilitare una sessione di lavoro creativa attraverso strumenti digitali?
Gli elementi fondamentali a cui prestare attenzione sono 3: l’agenda della sessione creativa, il facilitatore e il visualizzatore. Ora vedremo come questi elementi ci aiutano a progettare una sessione di lavoro creativa efficace.
agenda
Il primo ingrediente è l’agenda. Rimanere a lungo davanti allo schermo del proprio computer, infatti, è cognitivamente e fisicamente impegnativo, per cui non è più pensabile organizzare sessioni di lavoro creative che durano una giornata intera o addirittura più giornate intere consecutive.
La durata ideale di una sessione varia infatti tra le 2 e le 3 ore massimo, in modo da tenere alta l’attenzione di tutti e da favorire una collaborazione attiva e non una partecipazione passiva. Se la sessione di lavoro supera le 2 ore è buona pratica prevedere delle pause: la creatività ha bisogno di cervelli frizzanti e lo stare seduti a lungo non favorisce questa condizione. Eventualmente si possono organizzare più sessioni, distribuite in più giorni.
Per condurre la sessione, è importante iniziare definendo chiaramente quali sono gli obiettivi che ci si aspetta e quali sono gli step fondamentali per raggiungerli. Per quanto riguarda la successione di attività, l’iter dipende molto dal tipo di obiettivo che si vuole raggiungere, ma è buona prassi combinare momenti divergenti in cui generare diverse possibilità e momenti convergenti in cui scremare quanto emerso e raggiungere una sintesi.
facilitatore
A costruire l’agenda è la figura del facilitatore, il secondo ingrediente per una sessione creativa efficace. Lui o lei ha infatti il ruolo di tenere le redini della conversazione e di guidare il gruppo di lavoro attraverso le diverse attività. Durante una sessione creativa, infatti, i partecipanti devono sentirsi liberi di intervenire senza sentirsi giudicati e questa pratica è molto più semplice se alla guida c’è un facilitatore esperto che assicura che tutti possano dare il proprio contributo. Il facilitatore è quindi una sorta di direttore d’orchestra della sessione. In particolare nelle sessioni creative in remoto, il facilitatore ha il ruolo di coinvolgere e dare la parola ai partecipanti, che in questa situazione corrono il rischio di sentirsi poco coinvolti o partecipi nella discussione.
Quanto il facilitatore debba entrare nel merito dei contenuti dipende dal tipo di sessione e dal suo ruolo, ma certamente l’obiettivo principale del facilitatore è che il gruppo di lavoro raggiunga l’output atteso nei tempi a disposizione. Questo è particolarmente importante in una sessione digitale poiché i tempi sono spesso ristretti rispetto a una in presenza, ed è quindi il facilitatore colui che deve mantenere il ritmo delle attività.
visualizzatore o documentatore
Una sessione creativa è diversa da una qualsiasi riunione proprio perché porta le persone a pensare a delle nuove soluzioni, che ancora non esistono o che migliorano qualcosa di esistente. Per questo motivo lavorare in modo visuale aiuta a rendere tangibili le conversazioni e aiuta le persone a seguire il processo creativo. La presenza di un documentatore a supporto del facilitatore è quindi il terzo ingrediente per una sessione collaborativa digitale di successo.
Il documentatore si occupa di visualizzare quanto viene discusso da facilitatore e partecipanti, condividendo con tutti il proprio schermo. Questo permette inoltre di tenere alta l’attenzione delle persone che è sicuramente messa a dura prova dalla “tentazione al multitasking” che si prova davanti ad uno schermo.
La visualizzazione può avvenire grazie all’utilizzo di diversi strumenti digitali, più o meno professionali. Si possono infatti fissare alcuni concetti scrivendo su delle slide, o addirittura creare post-it e schemi virtuali con strumenti come Mural, Miro, Microsoft Whiteboard ecc. Il lavoro del documentatore, infine, rende semplice ed immediato condividere il materiale emerso con tutti i partecipanti alla fine della sessione.
Riassumendo, gli ingredienti per coinvolgere un team di lavoro in una sessione creativa sono l’agenda, il facilitatore e il documentatore. Combinando questi ingredienti si ottiene una sessione di lavoro quanto più vicina ad una dinamica in presenza.
quali sono i vantaggi della creatività a distanza?
Prima di tutto l’indubbio risparmio di tempo, soprattutto per quei team di lavoro dislocati in varie sedi che per incontrarsi devono compiere trasferte. Proprio perché si risparmia questo tempo, è più semplice coinvolgere all’interno della sessione uno o più decisori, ossia quelle persone che all’interno dell’azienda possono effettivamente sbloccare decisioni. Senza il loro contributo si rischia, infatti, di generare buone soluzioni che non vengono messe a terra in una fase successiva. Infine, i mancati spostamenti e l’utilizzo di strumenti digitali e non cartacei, contribuiscono a ridurre l’impatto ambientale delle sessioni creative, creando pratiche aziendali più sostenibili.
Abbiamo discusso di questo argomento in una breve “pillola” video, la trovate a questo link.